靈活管理和應用數(shù)據(jù)

   懷特的目的就是要重新分析這些開支數(shù)據(jù)，然后對同一商品支付不同價格的情況進行調整，統(tǒng)一價格，每一個部件只能有一個固定價格。懷特將ERP系統(tǒng)過去兩年的數(shù)據(jù)都輸出到一張大表格里，在信息系統(tǒng)工作人員的幫助下形成交易報告，以便更深入地分析。這些數(shù)據(jù)包括供應商情況、零件價格、數(shù)量以及每個供應商提供零件的數(shù)量。數(shù)據(jù)還進一步與財務系統(tǒng)中的開支數(shù)據(jù)一一核對，確保所有的數(shù)據(jù)都得到分析。懷特親自花了兩周的時間檢查兩個系統(tǒng)中的原始數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)公司近20% 的貨物有幾個各不相同的購買價格。

   “簡單地將ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入到表格上并不難，”懷特說，“真正耗費時間的是了解和使用這些數(shù)據(jù)。”New Flyer內部的管理信息系統(tǒng)（MIS）團隊根據(jù)懷特設定的條件做出了一份開支報告，供應商可以根據(jù)報告提供必要的數(shù)據(jù)，匯報過去的銷售量和計劃銷售量。

   為了更好地管理龐大的數(shù)據(jù)庫，New Flyer將企業(yè)購買的主要商品分為以下四類：金屬、橡膠及合成物、電力系統(tǒng)、動力傳動系統(tǒng)，這些商品的開支構成企業(yè)開支的絕大部分。每一種類貨物的采購由一位采購專員負責，其目的用懷特的話說，是“將訂貨的工作從購買的工作中分離出來”。“每天需要例行購買的東西和當天缺貨的零件總會影響主要的戰(zhàn)略性采購。采購人員的思路總是被短期的緊急需求所打斷。在這種情況下如果要成功實施戰(zhàn)略性采購，就必須有合適而且萬無一失的采購資源。”

   采購專員們知道了他們的主要任務后，選擇一些供應商，并邀請他們重新面議價格。

 
   “我們按商品開支的重要性排列公司的采購項目，建立時間標準，并采取控制措施。公司規(guī)定除了懷特和我，其他人都不能與任何供應商達成交易。”法魯吉亞說，“我們從價格高的商品開始談判，確保能以新價格采購。我們的目標是以非常固定的價格購買任何商品。”

   了解并分析開支數(shù)據(jù)對談判有很大的幫助，因為現(xiàn)在New Flyer清楚地知道過去向某一供應商購買了哪些產(chǎn)品，同時能夠根據(jù)公司去年20%的收入增長情況，預測近期會向該供應商采購多少商品，或者預測近期某一零件的需求量。實際上，據(jù)懷特說，供應商同樣常常并不清楚客戶購買的數(shù)量和其他的數(shù)據(jù)。一旦他們知道New Flyer實際已經(jīng)或者正準備向他們采購大量商品，他們往往樂意給出更優(yōu)惠的價格或者提供增值服務。精確預測數(shù)據(jù)也許對供應商來說幫助最大，因為他們可以根據(jù)New Flyer承諾的采購量而不是像過去那樣的逐月零散訂單進行生產(chǎn)。